Ikom.umsida.ac.id – Panitia Launching Program Studi Magister Ilmu Komunikasi Fakultas Bisnis, Hukum, dan Ilmu Sosial Universitas Muhammadiyah Sidoarjo (FBHIS Umsida) mematangkan persiapan secara menyeluruh, mulai dari koordinasi narasumber, pendataan peserta, hingga kesiapan perangkat multimedia.
Tiga mahasiswa magang Ikom Umsida yang bertugas di FBHIS turut bergabung membantu rangkaian persiapan tersebut melalui rapat dan diskusi intens.
Seluruh proses persiapan berjalan di bawah komando Ketua Program Studi Ilmu Komunikasi, Nur Maghfirah Aesthetika MMedKom, serta mendapat dukungan dari Kemahasiswaan FBHIS Umsida, Bayu Hari Prasojo, SSi, MPd, untuk memastikan teknis pelaksanaan lebih tertata.
Karena agenda launching ini diproyeksikan sebagai penanda penguatan pascasarjana Ilmu Komunikasi di Sidoarjo, panitia menekankan bahwa setiap detail harus dihitung cermat.
Persiapan tidak hanya diarahkan agar acara berjalan lancar, tetapi juga memastikan pengalaman peserta dan kualitas pelaksanaan menunjukkan standar profesional.
Koordinasi narasumber dan pemetaan peserta dilakukan sejak awal
Tahap krusial dalam persiapan adalah memastikan narasumber siap hadir sesuai jadwal.
Panitia melakukan pemetaan kebutuhan acara, menyusun alur sesi, lalu menindaklanjuti dengan proses komunikasi kepada narasumber mulai dari konfirmasi waktu, kebutuhan materi, hingga teknis penyambutan saat hari pelaksanaan.
Kontak narasumber dilakukan secara bertahap agar semua pihak memiliki informasi yang sama dan tidak terjadi miskomunikasi.
Di saat bersamaan, panitia juga menata data peserta untuk memastikan kapasitas ruangan, alur registrasi, dan pola konsumsi dapat dihitung dengan akurat.
Pendataan peserta dilakukan dengan prinsip terukur, karena jumlah peserta akan berdampak langsung pada kebutuhan logistik dan efektivitas acara.
“Launching ini membawa nama program studi dan fakultas, jadi persiapannya harus presisi. Narasumber harus terkonfirmasi jelas, jumlah peserta harus terdata, dan semua kebutuhan teknis disiapkan sejak awal,” ujar Nur Maghfirah.
Hitung konsumsi hingga cek alat multimedia untuk pastikan acara berjalan rapi
Setelah narasumber dan peserta dipetakan, panitia melanjutkan pada kebutuhan operasional. Salah satunya penghitungan konsumsi.
Tim menyusun estimasi berdasarkan jumlah peserta terdata, kebutuhan panitia, serta tambahan cadangan untuk mengantisipasi peserta yang hadir di luar perkiraan.
Perhitungan ini juga menyangkut ketepatan distribusi dan waktu penyajian agar tidak mengganggu alur acara.
Di sisi lain, persiapan alat multimedia menjadi fokus penting untuk menjaga kualitas presentasi dan dokumentasi.
Panitia menyiapkan daftar perangkat yang akan digunakan, seperti laptop, layar, sound system, microphone (handheld dan/atau clip on), kabel dan konektor cadangan, hingga perangkat pendukung untuk pemutaran video profil atau materi visual.
Pengecekan dilakukan lebih awal agar jika ada kendala teknis bisa segera ditangani sebelum hari pelaksanaan.
Bayu Hari Prasojo, SSi, MPd, menekankan pentingnya sinkronisasi teknis antar-divisi.
“Kalau koordinasi tidak rapi, hal kecil seperti konsumsi dan multimedia bisa mengganggu jalannya acara. Karena itu, semua dicek dari awal dan disiapkan cadangannya,” ujarnya.
Dengan persiapan yang terukur dari komunikasi narasumber, pendataan peserta, penghitungan konsumsi, hingga kesiapan multimedia panitia menargetkan launching Program Studi Magister Ilmu Komunikasi FBHIS Umsida berjalan tertib, profesional, dan merepresentasikan kesiapan program studi baru di level pascasarjana.
Penulis: Irma Fahriza Ifanisari
