Ikom.umsida.ac.id – Manajemen waktu menjadi keterampilan penting yang harus dikuasai oleh setiap individu maupun tim dalam dunia kerja.
Hal ini juga menjadi bekal utama bagi Tim Magang Kisana yang berasal dari mahasiswa Ilmu Komunikasi Universitas Muhammadiyah Sidoarjo (Ikom Umsida).
Dalam sebuah sesi pelatihan internal, Nita selaku Brand Manager Kisana memberikan materi mendalam mengenai strategi manajemen waktu untuk meningkatkan produktivitas sekaligus mendukung pencapaian Key Performance Indicator (KPI).
Nita menegaskan bahwa keterlambatan dalam menyelesaikan pekerjaan bukan hanya memengaruhi hasil kerja individu, melainkan juga kinerja tim secara keseluruhan.
Deadline yang molor dapat membuat target KPI tidak tercapai, menimbulkan stres, serta mengurangi kualitas kerja.
“Manajemen waktu membuat kita lebih terarah, fokus, dan mampu menyelesaikan pekerjaan tepat waktu tanpa mengorbankan kualitas,” ujar Nita di hadapan Tim Magang Kisana.
Lihat juga: Mahasiswa Ikom Rancang Teaser Pelatihan Media Sosial Sekolah, Opini Guru, dan Penulisan Buku
Prinsip Dasar Manajemen Waktu untuk Tim Magang
Dalam penjelasannya, Nita menyampaikan bahwa ada empat prinsip dasar yang perlu dikuasai mahasiswa magang agar mampu mengelola waktu dengan baik.
Pertama adalah perencanaan, baik harian maupun mingguan, untuk memastikan pekerjaan lebih teratur.
Kedua adalah prioritas, dengan memanfaatkan metode Eisenhower Matrix agar mahasiswa dapat membedakan mana tugas yang penting dan mendesak, serta mana yang dapat dijadwalkan atau didelegasikan.
Prinsip ketiga adalah disiplin, yaitu komitmen menjalankan jadwal yang sudah disusun agar pekerjaan tidak tertunda.
Sementara prinsip keempat adalah fokus, dengan cara meminimalkan distraksi seperti ponsel atau media sosial selama jam kerja.
“Perencanaan, prioritas, disiplin, dan fokus adalah empat kunci yang membuat tim magang mampu mengelola waktunya secara efektif,” jelas Nita.
Pemanfaatan Tools dan Strategi Komunikasi
Selain prinsip dasar, Tim Magang Kisana juga diperkenalkan dengan berbagai tools digital yang dapat membantu mengatur waktu dan pekerjaan.
Aplikasi seperti Trello, Asana, hingga Google Calendar dinilai efektif dalam membuat daftar tugas, mengatur deadline, serta memantau progres kerja.
Metode Pomodoro yang membagi waktu kerja menjadi 25 menit dengan istirahat singkat lima menit turut diperkenalkan sebagai teknik menjaga konsentrasi.
Nita juga menekankan pentingnya strategi komunikasi dalam tim.
Briefing singkat atau daily check-in setiap pagi digunakan untuk menyamakan arah pekerjaan, sementara pertemuan mingguan atau weekly alignment meeting menjadi sarana mengevaluasi progres KPI.
Pembagian tugas yang jelas juga dinilai penting agar setiap anggota memahami tanggung jawab masing-masing.
“Tools digital dan komunikasi yang teratur membantu tim bekerja lebih terarah, sehingga target bisa tercapai tanpa kebingungan,” terang Nita.
Tips Praktis Agar Mahasiswa Magang Lebih Produktif
Untuk mendukung keberhasilan manajemen waktu, Nita memberikan sejumlah tips praktis kepada mahasiswa magang.
Salah satunya adalah menghindari multitasking yang berlebihan, karena berfokus pada satu pekerjaan lebih menjamin kualitas hasil.
Selain itu, istirahat singkat secara rutin dianjurkan agar energi tetap terjaga.
Tips lainnya adalah menerapkan aturan dua menit, yaitu segera menyelesaikan pekerjaan kecil yang bisa dilakukan kurang dari dua menit agar tidak menumpuk.
Budaya saling mengingatkan antar anggota tim juga ditekankan agar tercipta lingkungan kerja yang saling mendukung.
“Jangan terjebak multitasking. Lebih baik selesaikan satu tugas dengan tuntas sebelum beralih ke pekerjaan lain,” tegas Nita kepada mahasiswa.
Baca juga: Australia Terapkan Kebijakan Right to Disconnect, Perlindungan Baru bagi Karyawan
Manajemen Waktu Jadi Bekal Penting bagi Mahasiswa Umsida
Di akhir sesi, Nita menekankan bahwa manajemen waktu bukan hanya soal bekerja lebih keras, melainkan juga bekerja lebih cerdas.
Dengan strategi yang tepat, Tim Magang Kisana dapat menyelesaikan tugas tepat waktu, mengurangi stres, sekaligus meningkatkan peluang pencapaian target.
“Manajemen waktu adalah fondasi penting bagi keberhasilan tim. Jika setiap anggota mampu mengatur waktunya dengan baik, maka keberhasilan bersama akan lebih mudah tercapai,” pungkas Nita.
Melalui pelatihan ini, mahasiswa Ilmu Komunikasi Umsida yang tergabung dalam Tim Magang Kisana diharapkan mampu menerapkan ilmu manajemen waktu dalam dunia kerja nyata.
Selain menjadi bekal saat menjalani magang, keterampilan ini juga akan berguna bagi karier mereka di masa depan.
Penulis: Vivit Vinkarini
Penyunting: Airin Zhafirah Rahmah
